クラウドのファイル共有でコストを削減【大きなメリットを生み出す】

ペーパーレス社会へ

男性

機能は最大限使えるように

ワークフローシステムの中では、電子決済や電子承認が当たり前になっています。以前は、責任者の実印が必要とされた決済や承認も、スマホやタブレットから出来るようになったのです。コンピューターの中で承認や決済が可能ということは、ペーパーレス化にも繋がります。ワークフローシステムによって承認、決裁された書類は、自動的に採番されて保存されます。必要があれば印刷もできますが、検索が楽で何時でも閲覧出来るため、パソコン内に保存されることが殆どです。大変便利なワークフローシステムですが、カスタマイズの際にはちょっとした注意も必要です。カスタマイズを専門会社に任せっきりにすると、申請用紙などのフォームが大きく違ってしまいます。業務のカスタマイズを行う際には、使用する申請書の書式は自社で決めた物を使えるよう提言しておくことです。また、ワークフローシステムを利用して仕事をグレードアップさせるには、関連書類機能が使えることも確かめておくことです。関連書類機能を使うことによって、一つの申請書を基にして他の申請書を作成することも可能です。申請書ごとに関連を持たせることで、自動計算が出来るので、社内工数の軽減に結び付けられます。その他、社員一人一人の申請から、勤怠管理、残業計算などが自動的に可能かどうかも抑えておくべきです。業務をスピーディーにするシステムを導入するのですから、便利に使える機能は最大限活かせる方向で導入を考えることが重要です。