クラウドのファイル共有でコストを削減【大きなメリットを生み出す】

デスクワークのサポート

男性

多くの企業がインターネットの恩恵を受けていますが、その活躍の陰にはサービスカタログの存在があります。サービスカタログとは、インターネットサービスを提供する側が、サービス内容を一覧していることです。社員同士で情報を共有することも容易なので、デスクワークを素早く完結させられます。

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業務の効率を高める

男女

ワークフローシステムは、業務作業の流れを電子化して管理するシステムです。ワークフローシステムを利用することで、業務全般の効率化、決算作業の単純化、コストの削減、コンプライアンス統制など多くのメリットを得ることができます。

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海外とのやり取りに使用

オフィス

海外との取引をしている場合、駐在員を海外に派遣する必要がありましたが、クラウド上のファイル共有技術を利用することで、動画による映像など、より多くの日本人が関与しやすく情報共有が密になり、さらに結果としてコスト削減にも寄与しています。

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便利なITを使いこなそう

ウーマン

サービスカタログは現在どのようなITサービスを利用できるのかや問い合わせ先などを、エンドユーザーである従業員が分かりやすい洋に示すものです。サービスを開発したり提供するIT部門や外部の業者に作成してもらい、ITサービスの有効活用と適正な運用を図りましょう。

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ペーパーレス社会へ

男性

ワークフローシステムを導入することで、業務全体をスピーディーに進めることができます。大変便利なシステムですが、カスタマイズする時には注意も必要です。社内書式を替えたくない場合は、その旨業者に提言しておくことです。また、工数削減に繋がる機能は、しっかり押さえておくことです。

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費用削減に効果的

女性

社内連絡を充実

現在、本社を東京に置きながら、各地に支社、支店を持ち、製造工場は地方の比較的広い敷地を確保している、という会社は多いものです。しかし、あちこちに分散していることで、本来であれば共有するべきことを別々に行う必要があるのも事実です。ちょっとした書式、申請書などにしても、別々に作成、配布といった作業をしているのであれば、それはかなりの無駄になる可能性があります。そういった場合、クラウドを利用して、ファイル共有を行うことで、全社で共通の情報に関しては、一か所で管理を行うことができます。特に情報の容量が大きい内容や、変更することに制限がかかる書類の場合は、ある部署で変更してメール送信をすることは、送信そのものにに負荷がかかり、うまくいかないことも多いものです。大きな容量の情報を送ることができるシステムを準備する必要も発生し、コストもかさみがちです。しかし、クラウド上に設定したファイル共有の仕組みを利用すると、アクセスするためのURL情報さえ送ることができれば、各自がクラウド上にファイル共有設定したところから情報を引き出すことができるわけです。このクラウド上のファイル共有システムを使うことで、これまで送信に難のあった動画ファイルについても簡単にアクセスできるようになり、わざわざ現地確認をしなくとも、動画の確認で代用することもできるようになります。その為、これまで使用していた出張費用なども大幅に削減可能になり、会社に大きなメリットを生み出すことになります。